工位使用情况变化后,企业可能同时提出现场服务和信息事务需求。信息安全组应先识别哪些事项属于自己承接,哪些已由行政向物业提出;不能因为参与协调,就把物业的全部现场工作写成信息安全组已经验收。
交接记录可将物业事项的提出人、转交时间和答复内容列在一起,企业内部需要处理的信息事务另行跟踪。若某项工作依赖现场服务先完成,应注明仍在等待哪个答复,避免一方标记完成后,另一方误以为整个请求已经结束。
核对时请实际使用者说明原需求是否获得回应,负责现场服务的岗位确认其处理范围。各岗位分别记录已经完成与仍待处理的部分,出现新需求再建立关联记录;工位人数的升降只说明使用情况变化,不能替代这些交接确认。